Konsep acara, latihan buat hadiah gadis cantik misterius

Share on facebook
Share on google
Share on twitter
Share on linkedin
Share on whatsapp
Bayangkan kamu lagi jatuh cinta sama seorang gadis, tapi kamu nggak kenal dekat sama dia, dan kamu ingin memberikan hadiah buat dia.
Konsep Acara

Konsep acara, kalau diibaratkan, ini seperti sebuah kencan pertama dengan seorang gadis yang cantik, dimana kita mau kasih dia sebuah hadiah, tapi, hadiahnya apa ? itu yang kita cari dalam proses pembuatan konsep. Kita berusaha mencari dengan data – data, dengan bantuan saudara – saudaranya, dengan bantuan teman – temannya, dengan memperhatikan kebiasaannya, tanpa berkomunikasi langsung dengan dirinya. Kadang – kadang, pada saat kita sedang dalam prosesnya, kita ketemu juga dengan cowok lain yang juga sedang berusaha merebut hatinya lewat kencan pertama ini. Makanya, proses pembuatan konsep acara, buat saya, selalu jadi hal yang menyenangkan. Ini bukan tebak – tebak buah manggis, bukan menerka – nerka apa yang akan disukai oleh gadis cantik itu, tapi ini berdasarkan riset, pengamatan, tukar pikiran hingga kadang – kadang sebuah proses rekayasa sederhana dengan beberapa perkiraan jawaban, reaksi dan solusinya.

Perumpaan diatas, semoga bisa menggambarkan bagaimana proses umum saat pembuatan konsep acara dikerjakan oleh perusahaan event organizer. Proses yang memakan waktu agak lama, sebenarnya adalah proses menuju ke “hadiah” apa yang akan kita tawarkan ke gadis cantik itu. Karena menentukan hadiahnya, sangat tergantung dari riset, survey, tukar pikiran, menganalisa, mengimajinasikan dan seterusnya. Ketika itu sudah ketemu, maka proses selanjutnya akan jadi mudah, nggak lagi meraba – raba, karena sudah ada sebuah panduan besar yang melatarbelakanginya. Meskipun mudah, bukan berarti cepat, ini juga akan jadi proses yang lama, apalagi kalau kita kerja sendiri, nggak didukung dengan sumber daya manusia yang memang punya kapasitas di bidangnya, atau tidak dipimpin oleh seorang project leader yang dapat memanage team dengan dengan baik.

Moment saat di rumah saja ini, bagus banget kalau dimanfaatkan dengan latihan bareng – bareng, bisa jadi sebuah simulasi, yang diawali dengan proses yang biasa kamu dapatkan sebelum brief project-nya turun.

Perlu bareng – bareng nih untuk latihannya

Latihan untuk membuat konsep acara dan dikerjakan bareng – bareng ini, khususnya buat teman – teman yang ada di pos Creative atau AE dari perusahaan event organizer, pada saat bekerja di rumah karena dampak COvid19 ini, sangat bernilai bukan hanya karena hasil dari proposalnya, tapi jauh lebih banyak, hasil pada kedekatan emosional sebagai satu team dalam bekerja, makanya, sangat disarankan. Buat team kecil aja, tiga atau empat orang dari EO kamu untuk latihan ini. Bisa dicontoh juga, melalui beberapa tahapan sederhana yang dilakukan oleh team, dengan membagi beberapa tugas dan mulai menjalankannya, sebagai berikut :

  1. Menganalisa, Analisa dari sepanjang setahun lalu, jenis event apa yang paling sering dikerjakan ? Perusahaan mana saja yang sudah jadi client kita ? Masuk dalam kategori bidang usaha apa perusahaan yang jadi client kita ? Apakah ada kesamaan dari bidang usaha perusahaan yang jadi client kita ? Misalnya, ternyata client kamu adalah DBS Indonesia, CIMB Niaga, PermataBank, berarti semua dalam kategori yang sama, yaitu perbankan. Jenis event apa yang paling sering diadakan sama industri ini ? Apakah kamu sering menghandle-nya ? atau malah yang sering diadakan itu, kamu belum pernah sama sekali mengerjakannya ?
  1. Menentukan, gunakan data diatas buat menentukan, client dari industri apa, yang akan kamu bidik ? jenis event apa yang mau kalian fokuskan ? Mungkin, menurut kamu, ini adalah kekuatan dan spesialisasi dari EO ini ? Atau bisa juga sebaliknya. Intinya, pada bagian ini, saya biasanya menentukan hal – hal yang mau saya capai terlebih dahulu, lalu diskusi dan membuat latihan bareng untuk pembuatan konsep acara ini.
  1. Brief khayalan, buatlah sebuah brief imajinatif, yang berasal dari perusahaan yang ingin kamu targetkan. Lengkap dengan sebuah skenario cerita tentang apa yang akan dibuat oleh perusahaan tersebut, meliputi latar belakang hingga tujuan yang mau dicapai dengan mengadakan acara tersebut. Kamu juga bisa meminta masukan dari teman – teman yang ada di industrinya untuk brief imajinatif ini, bisa dengan iseng bertanya, tentang hal apa saja yang mereka inginkan dari pelaksanaan event. Ini akan jadi masukan yang berarti buat kalian dalam mengembangkan brief yang mendekati realita keinginan mereka.
  1. Kembangkan Briefnya, Mulai pecahkan brief tersebut bersama dengan yang lain, lalu kemas dalam sebuah proposal yang cantik, yang seolah – olah besok akan dipresentasikan. Siapa yang membuat konsepnya, siapa yang mendukung data yang diperlukan untuk konsep tersebut, siapa yang akan mempresentasikannya, siapa yang akan mengerjakan desainnya, siapa yang akan membuat budgetingnya, siapa yang akan membuat ?

Hahahaha, nggak usah terlalu serius!

Dibawa santai aja 🙂

Buat ini jadi menarik dan bernilai buat peningkatan kualitas konsep acara yang dibuat oleh team kalian. Simpan buat tabungan konsep untuk waktu ke depan, barangkali ada client yang bisa fit dengan konsep yang sudah kalian buat, atau, bisa jadi referensi dengan mengambil ide dasar dari konsep itu untuk client dari bidang usaha yang lain. Setidaknya, kalian melakukan sesuatu yang bermanfaat bersama satu team EO kalian, membangun kedekatan hubungan secara personal dan profesional, dan tetap bisa menabung untuk hadiah kejutan buat si gadis cantik.

Yudhi Megananda

Yudhi Megananda

Leave a Replay

Sign up for Weekly Updated

Seminggu satu kali, akan ada updated yang dikirim via email kalian