Konsep acara adalah, tentang kejelasan

Share on facebook
Share on google
Share on twitter
Share on linkedin
Share on whatsapp
Dari sekian banyak hal yang perlu disiapkan oleh event organizer, bagian membuat konsep acara adalah hal yang paling penting. Khusus untuk project event by request dari client, maka konsep acara adalah kunci yang bisa membuka client untuk memilih EO kamu sebagai pelaksana event mereka. Tapi, jangan grasa grusu, perjelas dulu hal ini !
konsep acara adalah

Konsep acara adalah hal yang krusial, penting banget untuk digarap secara serius, bahkan beberapa perusahaan event organizer, kadang melepaskan prospek project yang ada di depan mereka, jika menurut mereka, secara tenggat waktu tidak memungkinkan bagi mereka untuk membuat konsep acaranya. Bukan sombong ya! Tapi perusahaan event organizer itu, memang punya standard tersendiri dalam membuat konsep, mereka nggak mau bikin konsep yang serampangan, asal – asalan, seadanya, nggak didukung dengan data atau referensi penunjang yang diperlukan, karena itu malah jadi bumerang buat mereka. Kapabilitas dan profesionalisme mereka malah bisa jadi pertanyaan bagi client.

Tapi apa sih sebenarnya konsep acara ?

Dalam definisi saya, konsep acara adalah hal mendasar yang menjadi landasan bagi semua perencanaan kegiatan di acara, agar semuanya mengarah pada satu tujuan yang diharapkan melalui acara yang akan diadakan. Konsep masuk dalam phase perencanaan, dan nantinya, konsep juga akan menjadi panduan untuk eksekusi. Konsep dibuat melalui proses panjang, termasuk proses tukar pikiran, curah gagasan atau kita lebih mengenal dengan istilah brainstorming, mengumpulkan data dan referensi pendukung, membuat asumsi – asumsi, meminta feedback hingga akhirnya mengkristal menjadi satu konsep acara yang layak untuk dipresentasikan ke client. Tapi apa sih yang mendasari kita pada saat membuat konsep ?

Balik lagi ke awal, konsep event dibuat dengan dasar brief yang sudah diberikan oleh client. Mempelajari brief client secara seksama, menganalisa brief client hingga bertanya langsung kepada client apabila ada hal yang dirasa kurang jelas, adalah upaya untuk membuat brief menjadi jelas dan sesuai dengan apa sebenarnya yang diinginkan oleh client. Ketidakjelasan dalam brief, salah mengartikan, atau malah membuat asumsi sendiri terhadap arti dari sebuah brief, malah jadi fatal akibatnya. Makanya, pada saat brief dijelaskan oleh client, buka mata dan buka telinga. Jangan sungkan untuk bertanya! Kejelasan adalah hal yang penting saat menerima brief dari client.

Dalam konteks sebagai sebuah bisnis dalam bidang jasa, maka event organizer dituntut untuk dapat mengakomodir keinginan client dalam brief yang sudah disampaikan. Makanya, salah mengartikan apa yang diinginkan oleh client, konsep acara yang akan kita buat pun, otomatis akan gugur di medan perang. Makanya penting untuk menjalin hubungan dengan client, kalau client itu bisa dijadikan sebagai teman, maka any time kita bisa bertanya, termasuk hal – hal yang tadi sudah disampaikan pada saat briefing. Kuncinya, supaya kita bisa mengakomodir tujuan client yang diharapkan bisa dicapai dengan membuat acara, maka kita perlu jelas dengan brief yang mereka berikan, baru kita beranjak dalam proses pembuatan konsep acara. Jadi konsep acara adalah gambaran besar yang kita rencanakan supaya acara yang akan diadakan, bisa tercapai tujuan yang diharapkan.

Yudhi Megananda

Yudhi Megananda

Leave a Replay

Sign up for Weekly Updated

Seminggu satu kali, akan ada updated yang dikirim via email kalian