Bikin event online, lakukan 3 hal sederhana ini biar sukses eventnya

Share on facebook
Share on google
Share on twitter
Share on linkedin
Share on whatsapp
Bikin event online, buat beberapa orang, memang menjadi hal yang baru. Tapi, bukan berarti nggak bisa ya, karena semuanya bisa dipelajari kok. Ada 3 hal sederhana yang penting untuk dilakukan sebelum event online berjalan, apa saja itu ?
bikin event online

Bikin event online, sudah banyak yang mulai melakukannya, bahkan menjadikannya sebagai bisnis baru yang menghasilkan, bahkan selama masa pandemi ini. Beberapa orang teman yang bergerak dalam bidang Event Organizer, sudah banyak yang mengalihkan fokusnya pada event online, beberapa teman malah sudah advanced banget dengan penggunaan banyak aplikasi penunjang event online, mulai dari kuis interaktif, hingga penggunaan multiple room untuk mengkhususkan pembicaraan pada topik yang lebih mendalam. Bagi teman – teman yang baru saja mau terjun ke event online, baru mau mulai bikin event online, baik untuk clientnya, untuk perusahaannya sendiri atau bahkan untuk bisnisnya sendiri, jangan berkecil hati. Ada banyak sumber referensi yang bisa memberikan panduan untuk hal – hal teknis seputar pelaksanaan event online, tinggal dipelajari secara serius dan terus menerus latihan, diulang terus menerus gitu lho.

Nah, untuk bikin event online, supaya sukses pelaksanaannya, ada beberapa hal sederhana yang bisa teman – teman lakukan. 3 hal sederhana ini saya rangkum berdasarkan pengalaman saya bersama dengan team dalam mempersiapkan pelaksanaan event online. 3 hal ini sepertinya sekarang jadi hal wajib yang perlu dilakukan, karena sifatnya yang memang penting untuk memastikan kelancaran semuanya, saat sebelum acaranya berlangsung. 3 hal tersebut adalah :

  1. Deskripsi Event & Mekanisme Pendaftaran yang Jelas. Karena saat ini event online nggak cuma ada 1, ada banyak setiap hari corporate yang bikin event online untuk umum, baik yang gratis atau berbayar, maka, pastikan informasi tentang event-nya jelas. Mulai dari jenis event-nya, tittle, waktu pelaksanaannya, hingga link pendaftaran-nya perlu jelas. Test dulu sebelum invitation dan link registration-nya disebarkan ke khalayak. Pastikan juga mekanisme pendaftarannya nggak bikin peserta bohwat alias kesel. Jangan membuat calon pendaftar perlu menginput terlalu banyak data saat mereka mendaftar pada event online kamu, cukup hal – hal sederhana yang memang diperlukan, seperti nama, alamat email, pekerjaan dan informasi umum lain yang memang diperlukan, dan pastikan bahwa apa yang mereka input ini, hanya di input satu kali saja, tidak perlu 2 kali apalagi menginput hal yang sama. Pastikan juga email reconfirm setelah peserta melakukan pendaftaran bisa terkirimkan secara otomatis setelah mereka mengisi form pendaftaran, pastikan juga ada email reminder yang terkirim secara otomatis beberapa hari sebelum pelaksanaannya.
  2. Pemilihan tempat dan akses internet. Meskipun ini adalah event online, tapi, tempat / venue menjadi penting untuk dipersiapkan secara serius. Khususnya, bila kamu yang menjadi host / penyelenggara, pastikan tempat kamu memang cukup layak untuk dijadikan sebagai tempat event online-nya, pastikan secara tampilan dan pencahayaan, cukup baik agar partisipan yang mengikuti event online kamu dapat menyaksikan wajah cantik / tampan kamu dengan sangat jelas. Pastikan juga bahwa di tempat tersebut, koneksi internetnya sangat cepat dan juga stabil. Beberapa aplikasi penunjang event online, mengharuskan kamu untuk punya koneksi internet minimal 50 Mbps bahkan lebih, ketahui lebih pasti dengan menanyakan kepada pemilik tempat, jika memang kamu menyewa tempat seperti studio untuk kebutuhan event online tersebut. Kadang – kadang, karena akses internet yang dibawah standard, mengakibatkan suara kamu tidak diterima dengan jelas oleh para partisipan, termasuk juga slide presentasi yang kamu tampilkan bisa ambyar jika koneksi internetnya tidak memenuhi standard. Selain itu juga, siapkan backup dengan 1 tambahan akses internet dari provider yang berbeda, itu akan jadi solusi yang sangat disarankan.
  3. Jangan asal jalan, GR dulu sebelumnya. Gladi Resik atau GR, wajib dilakukan sebelum pelaksanaan event-nya. Hal ini dimaksudkan untuk memastikan semua hal yang terkait dengan semua pengisi acara dan contentnya dapat berjalan dengan baik. Jika saat GR ada kendala, maka itu kabar baik, yang perlu dilakukan adalah segera mencari dimana masalahnya dan apa solusinya. Pastikan semua pengisi acara lengkap dengan content yang akan dibawakan juga ikut / sudah masuk pada saat GR, hal ini untuk meminimalisir terjadinya kendala pada saat event-nya berlangsung. Jangan langsung jalan di hari H, tanpa melakukan GR, ini juga perlu ditekankan untuk semua orang yang terlibat pada saat pelaksanaan event-nya, khususnya pembicara / nara sumber yang akan bicara di event tersebut, termasuk dengan materinya.

3 hal tersebut diatas, mungkin adalah hal – hal yang umum, namun 3 hal ini bisa membantu kalian saat bikin event online, jadi well prepared dan sudah siap dengan pelaksanaan event online-nya sendiri pada saat hari H nantinya. Jika ada hal – hal yang sulit, ingin diskusi tentang bagaimana bikin event online, atau ingin dibantu untuk merancang event online kamu, bisa menghubungi team saya dengan klik jasa event online, mereka siap bantu dengan ide – ide kreatif yang bisa membuat event online kamu jadi menarik.

Yudhi Megananda

Yudhi Megananda

Leave a Replay

Sign up for Weekly Updated

Seminggu satu kali, akan ada updated yang dikirim via email kalian